オンライン会議、増えましたよね。でも、英語での会議となると、ちょっとドキドキしませんか？「ちゃんと伝わるかな」「相手の言っていることが理解できるかな」そんな不安を抱えているビジネスパーソンは多いはず。私も以前はそうでした。でも、いくつかのコツを掴んで実践することで、自信を持って会議に参加できるようになりましたよ！
この記事では、私が実際に経験し、多くの受講生にも効果があった、オンライン会議で使うべき英語表現や、コミュニケーションを円滑に進めるための具体的なテクニックを、たっぷりとご紹介します。単なるフレーズ集ではなく、「なぜ」その表現が効果的なのか、どうすれば自然に使えるようになるのか、という点にも踏み込んで解説していきます。さあ、あなたのオンライン会議英語をレベルアップさせましょう！
1. 会議開始時のスムーズな挨拶とアジェンダ確認
会議の冒頭は、その後の会議の雰囲気を左右すると言っても過言ではありません。まずは、自信を持って参加者全員に挨拶し、会議の目的や流れを共有することが大切です。
1.1. 参加者への丁寧な挨拶
「Good morning, everyone.」や「Hello, everyone.」といった基本的な挨拶に加えて、相手への配慮を示す一言を加えると、より温かい印象を与えられます。例えば、
- "Good morning, everyone. I hope you're all having a productive day." （皆さん、おはようございます。今日も生産的な一日をお過ごしのことと思います。）
- "Hello, team. Thanks for joining this call on such short notice." （皆さん、こんにちは。こんな急なお知らせにも関わらず、ご参加いただきありがとうございます。）
このように、相手の状況を気遣う言葉は、たとえ短いフレーズでも、相手に安心感を与えます。これは、ケンブリッジ大学出版局のビジネス英語教材でも推奨されている、関係構築の基本です。
1.2. アジェンダの確認と目的の共有
会議が始まる前に、今日話し合うべきこと（アジェンダ）を明確にし、参加者全員で認識を共有することが重要です。これにより、議論が脱線するのを防ぎ、効率的な会議運営が可能になります。
- "Let's quickly go over the agenda for today. First, we'll discuss X, then move on to Y, and finally, we'll cover Z." （本日のアジェンダを簡単に確認しましょう。まずXについて議論し、次にYに移り、最後にZについて取り上げます。）
- "The main objective of this meeting is to finalize the proposal by the end of the day. Does everyone agree with the proposed agenda?" （この会議の主な目的は、本日中に提案書を最終決定することです。提案されたアジェンダで皆さんよろしいでしょうか？）
ここで「Does everyone agree?」と問いかけることで、全員の同意を得ているかを確認できます。これは、会議のファシリテーションスキルとして、多くのビジネスシーンで求められるものです。
1.3. 遅れて参加した人への配慮
会議に遅れて参加した人がいる場合、その人のために会議を一時停止したり、簡単な状況説明を挟むことで、インクルーシブな会議運営ができます。
- "Welcome, [Name]. We've just started discussing the agenda. We're about to dive into the first point." （[名前]さん、ようこそ。ちょうどアジェンダの確認を始めたところです。最初の議題に入るところです。）
このような一言があるだけで、遅れてきた人も安心して会議に参加できます。これは、異文化コミュニケーションにおいても非常に重要なポイントです。
2. 議論を活性化させるための積極的な発言
オンライン会議では、対面よりも発言しにくいと感じる人もいるかもしれません。しかし、積極的に意見を述べることが、会議を成功させる鍵となります。ここでは、自分の意見を効果的に伝えるためのフレーズをご紹介します。
2.1. 自分の意見を述べる
自分の意見を伝える際は、まず結論を述べ、その後に理由や具体例を説明する「結論先行型」が、特にビジネスシーンでは効果的です。これにより、相手はあなたの意図を素早く理解できます。
- "I believe we should focus on marketing strategy first. My reason is that our current sales figures indicate a strong need for lead generation." （まずはマーケティング戦略に注力すべきだと考えます。その理由は、現在の売上実績がリード獲得の強い必要性を示しているからです。）
- "From my perspective, the budget allocation for R&D seems a bit low. We might struggle to innovate effectively with this amount." （私の見解では、研究開発への予算配分がやや低いように思えます。この金額では、効果的なイノベーションに苦労するかもしれません。）
「I believe」「From my perspective」といったクッション言葉を使うことで、断定的な印象を和らげ、相手に配慮した表現になります。これは、TOEICやIELTSなどの試験でも、スピーキングセクションで評価されるポイントでもあります。
2.2. 質問をする
不明な点や、さらに詳しく知りたい点があれば、遠慮なく質問しましょう。質問は、理解を深めるだけでなく、相手への関心を示すことにも繋がります。
- "Could you please elaborate on that point? I'm not sure I fully understand the implications." （その点について、もう少し詳しく説明していただけますか？その影響を完全に理解できていないかもしれません。）
- "What are your thoughts on this approach? I'd be interested to hear your perspective." （このアプローチについて、あなたはどう思われますか？あなたの視点を聞かせていただきたいです。）
「Could you please elaborate?」は、相手に丁寧にお願いする形で、詳細な説明を求めることができます。また、「What are your thoughts?」は、相手の意見を尊重し、積極的に引き出すための定番フレーズです。
2.3. 他の人の意見に同意・反対する
会議では、他の参加者の意見に同意したり、建設的な反対意見を述べたりすることも重要です。
- 同意する場合： "I completely agree with [Name]. The point about [specific point] is particularly valid." （[名前]さんの意見に完全に同意します。[特定のポイント]についての点は、特に妥当だと思います。）
- 反対する場合： "I see your point, [Name], but I have a slightly different perspective. Have we considered the potential impact on customer satisfaction?" （[名前]さん、おっしゃることは理解できますが、私は少し異なる見方をしています。顧客満足度への潜在的な影響は考慮しましたか？）
反対意見を述べる際も、「I see your point, but...」のように、まず相手の意見を認め、その上で自分の意見を述べることで、対立を避け、建設的な議論を促すことができます。これは、異文化間コミュニケーションでよく推奨される「ハーモニー」を重視する考え方にも通じます。
3. 相手の発言を正確に理解するためのリスニングテクニック
オンライン会議で最も難しいのは、相手の話を正確に聞き取ることかもしれません。特に、背景ノイズがあったり、話すスピードが速かったりすると、聞き逃してしまうこともあります。
3.1. 聞き取れなかったときの対処法
聞き取れなかったときに黙ってしまうと、誤解が生じたり、会議が進まなくなったりします。そんな時は、正直に伝え、もう一度言ってもらうように依頼しましょう。
- "I'm sorry, could you repeat that? The connection was a bit unstable." （すみません、もう一度お願いできますか？接続が少し不安定でした。）
- "Excuse me, I missed the last part. Could you say that again, please?" （すみません、最後の部分を聞き逃しました。もう一度言っていただけますか？）
「The connection was unstable」のように、自分のせいではなく、技術的な問題のせいにする（婉曲的に伝える）と、相手に気まずい思いをさせずに済みます。これは、私が以前、海外のクライアントとの会議で、音声が途切れてしまった際に使って以来、手放せないフレーズです。
3.2. 理解を確認する
相手の発言内容を正しく理解したかを確認するために、自分の言葉で要約して伝え直す（パラフレーズ）ことが有効です。
- "So, if I understand correctly, you're suggesting we postpone the launch until next quarter to allow for more testing. Is that right?" （つまり、私の理解が正しければ、より多くのテスト時間を確保するために、ローンチを来四半期まで延期することを提案されているのですね。合っていますか？）
- "Let me see if I've got this right. You want me to focus on the user interface design, while [Name] handles the backend development. Correct?" （正しく理解できているか確認させてください。あなたが私にユーザーインターフェースデザインに集中してほしいと思っていて、[名前]さんがバックエンド開発を担当するということでよろしいですか？）
この「So, if I understand correctly...」や「Let me see if I've got this right.」というフレーズは、誤解を防ぐための非常に強力なツールです。以前、あるプロジェクトで、この確認を怠ったために、大幅な手戻りが発生した苦い経験があります。それ以来、この確認作業は欠かさないようにしています。
3.3. 非言語コミュニケーションの活用
オンライン会議では、表情やジェスチャーといった非言語コミュニケーションも重要です。カメラをオンにし、適度に頷いたり、笑顔を見せたりすることで、相手に安心感と理解を示しましょう。
- 頷き： 相手が話している間、適度に頷くことで、「聞いていますよ」「理解していますよ」というサインを送ります。
- アイコンタクト： カメラに向かって話すことで、相手と目が合っているような感覚を与えられます。
- 表情： 笑顔は、相手との距離を縮め、ポジティブな雰囲気を作ります。
これらの非言語的なサインは、言語的なコミュニケーションを補完し、より円滑な人間関係を築く上で不可欠です。特に、文化によっては直接的な言葉よりも、こうした非言語的なサインが重視されることもあります。
4. 会議を締めくくる際の確認と次のアクション
会議の終わりには、決定事項や次のアクションプランを明確にし、全員で共有することが不可欠です。これにより、会議の成果を確実に実行に移すことができます。
4.1. 決定事項の再確認
会議で話し合われた内容の要点をまとめ、決定事項を明確に伝えます。
- "To summarize, we've agreed to proceed with Option B, and the budget for this will be allocated from the contingency fund." （要約すると、私たちはオプションBで進めることに合意しました。このための予算は、予備費から割り当てられます。）
- "So, the key decisions made today are: [Decision 1], [Decision 2], and [Decision 3]." （では、本日なされた主な決定事項は以下の通りです：[決定事項1]、[決定事項2]、[決定事項3]です。）
「To summarize」や「So, the key decisions made today are...」といったフレーズは、会議のまとめとして非常に役立ちます。これは、多くのビジネス英語研修で「会議のクロージング」として必ず教えられるポイントです。
4.2. 次のアクションプランと担当者の確認
誰が、いつまでに、何をするのか、という具体的なアクションプランを明確にします。担当者と期限を明確にすることで、責任感が生まれ、実行率が高まります。
- "The next steps are: [Name] will draft the proposal by Friday, and I will review it by next Wednesday. We'll then schedule a follow-up meeting to discuss the feedback." （次のステップは以下の通りです：[名前]さんは金曜日までに提案書を作成し、私は来週水曜日までにレビューします。その後、フィードバックについて話し合うためのフォローアップ会議をスケジュールします。）
- "So, the action items are: John to research potential vendors by EOD tomorrow, and Sarah to prepare the presentation slides for next week's board meeting." （したがって、アクションアイテムは以下の通りです：ジョンは明日の終業時間までに潜在的なベンダーを調査し、サラは来週の役員会議のためのプレゼンテーションスライドを準備します。）
「The next steps are...」や「The action items are...」という表現は、具体的なタスクと担当者を明確にするのに最適です。以前、この確認を怠ったために、プロジェクトの遅延を招いた経験があり、それ以来、この確認は徹底するようにしています。
4.3. 感謝の言葉と締めの挨拶
最後に、参加者全員に感謝の言葉を伝え、会議を締めくくります。
- "Thank you all for your valuable input and active participation. I look forward to our next discussion." （皆様、貴重なご意見と積極的なご参加、ありがとうございました。次回の議論を楽しみにしています。）
- "That concludes our meeting for today. Thanks again for your time and contributions. Have a great rest of your day!" （本日の会議はこれで終了です。皆様、お時間と貢献、改めてありがとうございました。良い一日をお過ごしください！）
「Valuable input」や「active participation」といった言葉は、参加者の貢献を具体的に称賛する表現です。このような感謝の言葉は、参加者のモチベーションを高め、次回の会議への意欲にも繋がります。
5. オンライン会議英語を上達させるための実践的なヒント
ここまで、具体的なフレーズやテクニックをご紹介してきましたが、これらを定着させるためには、継続的な実践が不可欠です。ここでは、あなたのオンライン会議英語をさらに磨くための、実践的なヒントをいくつかご紹介します。
5.1. 事前準備の重要性
会議の目的、アジェンダ、そして自分が話すべき内容について、事前にしっかりと準備することが、自信を持って会議に臨むための第一歩です。特に、専門用語や、自分が伝えたいキーポイントとなるフレーズは、事前に調べておくことをお勧めします。
- アジェンダの事前確認： 会議の招待状にアジェンダが記載されている場合は、必ず目を通し、不明な点は事前に質問しておきましょう。
- 自分の発言内容の準備： 自分が発言する可能性のある箇所については、話したい内容を箇条書きにするか、簡単なスクリプトを作成しておくと安心です。
- 専門用語の確認： 会議で使われそうな専門用語や、自分の専門分野に関する英単語は、事前にOxford Learner's Dictionariesなどで発音と意味を確認しておきましょう。
これは、私が以前、技術系の会議で、専門用語の理解不足から議論についていけなかった経験から学んだことです。事前の準備がいかに重要かを痛感しました。
5.2. 録音・録画を活用する
もし可能であれば、会議を録音または録画し、後で自分の発言や聞き取れなかった箇所を振り返ってみましょう。これは、自分の弱点を発見し、改善するための非常に効果的な方法です。
- 発音やイントネーションの確認： 自分の発音がネイティブスピーカーとどう違うのか、どこを改善すべきかを確認できます。
- 言い淀みやフィラーワードの特定： 「um」「uh」といったフィラーワードを多用していないか、自然な言い回しができているかを確認します。
- 聞き取れなかった箇所の再確認： 相手の発言で聞き取れなかった部分を、落ち着いて何度でも聞き直すことができます。
これは、まるで自分専属のコーチがいるようなものです！実際に私も、自分の会議の録音を聞いて、「こんなに『um』って言ってたんだ！」と驚いた経験があります。それ以来、意識的に減らすように努めています。
5.3. 積極的に練習の機会を作る
オンライン英会話の講師や、英語学習仲間と、模擬会議の練習をしてみましょう。実際に声に出して練習することで、フレーズが定着し、本番でも自然に口から出てくるようになります。
- ロールプレイング： 特定のシナリオを設定し、役割分担をして会議の練習をします。
- フィードバックの交換： 練習後はお互いの良かった点、改善点をフィードバックし合い、学びを深めます。
- ディスカッション練習： 特定のトピックについて、英語で意見交換をする練習も有効です。
例えば、オンライン英会話の講師に「今日の会議で使ったフレーズを練習したいです」とリクエストすれば、それに合わせたレッスンをしてくれることもあります。そういった機会を積極的に活用しましょう。
オンライン会議での英語コミュニケーションは、慣れれば慣れるほど、スムーズに進められるようになります。今回ご紹介したフレーズやテクニックを参考に、ぜひ日々の業務で実践してみてください。あなたのビジネスシーンでの成功を心から応援しています！
