ビジネス英会話：日々の業務計画を立てるコツ

英語で「今日のタスクは何？」「このプロジェクト、どう進めよう？」って、パッと頭に浮かぶようにしたいですよね。でも、いざ英語で計画を立てようとすると、言葉が出てこなかったり、なんだかぎこちなくなったり…そんな経験、ありませんか？

大丈夫！このブログでは、ビジネスシーンで役立つ「日々の業務計画」を英語でスムーズに立てるための具体的な方法を、私の経験談も交えながら、分かりやすくお伝えします。まるでカフェで友人に話すみたいに、リラックスして読んでみてくださいね。

なぜ英語で業務計画を立てることが重要なのか？

「別に日本語で計画立てて、後で英語で報告すればいいじゃん」って思うかもしれません。でも、ちょっと待ってください。英語で直接計画を立てられるようになると、こんなメリットがあるんですよ。

1.  コミュニケーションのスピードアップ

これはもう、断然早くなります！特に、海外のチームメンバーやクライアントとのやり取りでは、タイムラグがつきもの。その場でサッと英語で「こんな感じで進めましょうか？」と提案できたり、自分の考えを伝えられたりすると、プロジェクトの進行がスムーズになります。以前、私のクライアントさん（インド出身）が、会議中にチャットで「Can we prioritize task A?」と一言送ってくれたおかげで、議論がすぐに的を射た方向に向かったんです。あのスピード感、感動しましたね！

2.  思考の整理と質の向上

日本語で考えてから英語に翻訳するプロセスって、どうしても情報が抜け落ちたり、ニュアンスが変わったりしやすいんです。でも、最初から英語で考えようとすると、より論理的に、そして具体的に思考を整理する必要が出てきます。これが、計画の質を高めることにつながるんです。例えば、ある英会話スクールの生徒さん（ITエンジニア）は、最初は「I will do this.」としか言えなかったのが、英語で計画を立てる練習を重ねるうちに、「I plan to approach this by breaking it down into three phases:  research,  development,  and testing.」のように、より構造化された思考を表現できるようになりました。結果、上司からの評価も上がったそうです。

3.  グローバルな視点の獲得

英語で計画を立てるということは、国際的なビジネスの文脈で物事を考える訓練にもなります。例えば、タスクの優先順位を決めるとき、日本のビジネス文化と海外のビジネス文化では、重視するポイントが異なることがあります。英語で計画を立てる過程で、そういった違いを意識するようになり、よりグローバルな視点で最適なアプローチを考えられるようになるんです。これは、TOEICやIELTSなどの試験対策にも、実はすごく役立つんですよ。

今日からできる！英語での業務計画の立て方ステップ

では、具体的にどうやって英語で業務計画を立てていくのか、ステップごとに見ていきましょう。難しく考えず、まずは簡単なことから試してみてください。

ステップ1：今日の「やるべきこと」をリストアップ（To-Do List）

まずは、今日やるべきことを思いつくままに書き出してみましょう。完璧な英語じゃなくてOK！単語だけでも大丈夫です。

• メール返信 (Reply emails)
   
• 資料作成 (Prepare presentation)
• 会議準備 (Meeting prep)
• クライアントへの連絡 (Contact client)
• 新しいタスクの調査 (Research new task)

ここでポイント！単語だけでなく、簡単な動詞句で書く練習をすると、より行動が明確になります。例えば、「Reply emails」を「Reply to urgent emails from Mr.  Smith」のように具体的にすると、何から手をつけるべきか分かりやすくなりますよね。

ステップ2：優先順位をつける（Prioritization）

リストアップしたタスクに、重要度や緊急度で優先順位をつけてみましょう。よく使われるのは、「Urgent (緊急)」「Important (重要)」の組み合わせです。

• Urgent  & Important (最優先): 今すぐやるべき、かつ重要なタスク
• Important,  Not Urgent (重要だが緊急ではない): 時間をかけてじっくり取り組むべきタスク
• Urgent,  Not Important (緊急だが重要ではない): 他の人に任せられないか検討するタスク
• Not Urgent & Not Important (緊急でも重要でもない): 後回し、またはやらないことも検討するタスク

これを英語で表現すると、こんな感じです。

• "This is urgent and important.  I need to do it immediately." (これは緊急かつ重要です。すぐにやる必要があります。)
• "This is important,  but not urgent.  I'll schedule time for it later." (これは重要ですが、緊急ではありません。後で時間を確保します。)
• "This is urgent,  but maybe not that important for  me.  Can someone else handle it?" (これは緊急ですが、私にとってはそれほど重要ではないかもしれません。誰か他の人が対応できますか？)
• "This is neither urgent nor important.  I'll put it aside  for now." (これは緊急でも重要でもありません。今は脇に置いておきます。)

私は以前、この優先順位付けを怠ったために、緊急ではないけれど重要なタスクに時間をかけすぎ、締め切り直前に慌ててしまった経験があります。それ以来、どんなに忙しくても、この「Urgent/Important」マトリクス（アイゼンハワーマトリクスとも呼ばれますね！）を意識するようにしています。

ステップ3：各タスクの「具体的な行動」を決める（Action Steps）

優先順位の高いタスクについて、「具体的に何をすればいいのか」をさらに細かく分解してみましょう。ここが、計画の質を大きく左右する部分です。

例えば、「Prepare presentation」というタスク。

• Gather data for slides (スライド用のデータを集める)
• Create an outline (アウトラインを作成する)
• Design the slides (スライドをデザインする)
• Write speaker notes (話す内容のメモを作成する)
• Practice the presentation (発表の練習をする)

このように細かく分解することで、それぞれのステップにかかる時間を見積もりやすくなり、現実的な計画が立てられます。 Cambridge English の教材なんかでも、タスク分解の重要性はよく強調されていますよね。

ステップ4：所要時間と達成目標を設定する（Time Estimation & Goals）

各アクションステップに、どれくらいの時間がかかりそうか見積もりを立ててみましょう。そして、その日の終わりに「何を達成したいのか」という具体的な目標を設定します。

 
• "I estimate that gathering data will take about 1 hour." (データ収集には約1時間かかると見積もっています。)
• "By the end of today,  I aim to have the first draft of the presentation ready." (今日の終わりまでに、プレゼンの初稿を完成させることを目標とします。)

ここで注意！見込み時間よりも少し余裕を持たせるのがコツです。予期せぬ割り込みや、思ったより時間がかかることもありますからね。私の経験上、見積もりの1.5倍くらいの時間を見込んでおくと、精神的に楽になりますよ。

ステップ5：進捗を確認し、必要なら調整する（Review & Adjust）

一日の途中や終わりに、計画通りに進んでいるか確認しましょう。もし遅れが出ているなら、何が原因か考え、計画を調整します。焦る必要はありません。

• "I'm a bit behind schedule on slide design.  I might need to push back the practice session to tomorrow morning." (スライドデザインが少し遅れています。練習セッションを明日の朝にずらす必要があるかもしれません。)
• "Great news!  I finished gathering data ahead of schedule.  I can now start working on the outline." (素晴らしいニュースです！データ収集を予定より早く終えました。これでアウトライン作成に取り掛かれます。)

この柔軟性が、計画を成功させる鍵なんです。計画通りにいかないことを「失敗」と捉えるのではなく、「状況の変化」と捉えて、冷静に対応することが大切です。

よくある間違いと、その回避策

英語で業務計画を立てる際に、多くの人が陥りがちな間違いがあります。それを知っておくだけで、グッと成功率が上がりますよ！

間違い1：完璧すぎる英語で書こうとする

なぜダメ？：完璧な文法や語彙を使おうとすると、時間がかかりすぎたり、プレッシャーで何も書けなくなったりします。特に、ネイティブスピーカーではない私たちにとっては、大きなハードルです。

回避策：まずは単語や短いフレーズから始めましょう。完璧さよりも「伝わること」を優先してください。後から修正したり、同僚に確認してもらったりすれば大丈夫。例えば、「Need to check X」でも、意図は伝わります。

間違い2：タスクを細かく分解しすぎない

なぜダメ？：「プレゼン作成」のように大きなタスクのままだと、どこから手をつけていいか分からず、結局進まないことが多いです。

回避策：「5分でできること」「15分でできること」のように、さらに小さなステップに分解する習慣をつけましょう。例えば、「メール返信」なら、「〇〇さんへの返信」「△△社からのメール確認」のように。たとえ5分でも、一つタスクを完了させると達成感が得られますし、それが積み重なると大きな力になります。

間違い3：所要時間の見積もりが甘すぎる

なぜダメ？：楽観的な見積もりは、計画の破綻につながり、モチベーション低下の原因になります。

回避策：過去の経験を振り返り、似たようなタスクにどれくらい時間がかかったかを参考にしましょう。もし分からなければ、最初は少し長めに見積もり、慣れてきたら調整していくのがおすすめです。そして、予期せぬ事態に備えて、常に「バッファ」を持っておくことを忘れずに。

間違い4：進捗確認と調整を怠る

なぜダメ？：一度立てた計画に固執しすぎると、現実との乖離が大きくなり、結局計画倒れになってしまいます。

回避策：一日の中で最低でも2回（午前中と夕方など）は、進捗を確認する時間を設けましょう。そして、「このままでは終わらない」と感じたら、すぐに計画を見直し、タスクの優先順位を変えたり、誰かに協力を仰いだりする勇気を持ちましょう。これは、効率的な働き方をする上で非常に重要なスキルです。

実践！今日から試せるワーク

さあ、ここまで学んだことを、実際に試してみましょう！

ワーク1：明日のToDoリストを英語で作成してみよう

まずは、明日のあなたの仕事で、やるべきことを３つ、英語で書き出してみてください。単語だけでもOKです。

例：

 
• Follow up  with team
 
• Review report
• Prepare agenda for Friday meeting

ワーク2：一番重要なタスクを分解してみよう

ワーク1で書いた３つのタスクのうち、一番重要だと思うものを選び、それを完了するために必要な具体的な行動を２～３つ、英語で書き出してみてください。

例：「Follow up with team」なら：

• Send email to John  about project  status
• Schedule a quick call with Sarah
 
• Check team chat for urgent messages

どうですか？少しずつ、英語で計画を立てるイメージが掴めてきたのではないでしょうか。最初は戸惑うかもしれませんが、続けていくうちに、きっとスムーズにできるようになりますよ！

英語での業務計画は、単なる語学スキルではなく、仕事の効率を格段に上げるための強力なツールです。ぜひ、今日からこのステップを意識して、あなたのビジネスライフをよりスマートに、そしてグローバルに進めていきましょう！応援しています！